【案件のRFPと提案書】契約の基礎になる文書の読み方を解説
監修・編集責任者：牛尾 昭昌（株式会社LASSIC 執行役員）
📘 この記事でわかること
- 提案依頼書と提案書、見積書が個別契約の基礎になっていることと、それぞれの文書が担う役割の違い
- セキュリティ要求仕様書や関連ドキュメントモデルが、契約書と並ぶ参考情報として位置づけられていること
- 個別契約を着手前に結ぶ順番と、そこで定められる作業期間や役割分担、紛争予防の論点として挙がった項目
案件の提案が具体的に進む場面で、提案依頼書や提案書、見積書をどう扱えばよいか分からないまま話が進むことがあります。契約の条件は口頭のやり取りだけでなく、こうした文書の記載を土台に決まっていきます。IPAが公表した講演資料では、責任関係や作業分担が明確でないまま進むと、損害賠償請求の訴訟などのトラブルに発展するケースもあると示されています1。この記事では、提案依頼書から見積書、個別契約に至るまでの文書の位置づけと、着手前に確かめておきたい項目を整理します。
1. 文書と役割分担の関係
口頭の約束と文書の記載
案件が決まった直後は次の工程に気持ちが向きやすく、提案依頼書や見積書といった文書の中身は後回しになりがちです。話が早く進むこと自体は前向きですが、条件の細部を文書に残さないまま作業が始まると、後になって認識のずれが表面化する原因になります。
IPAが公表した講演資料は、責任関係や作業分担が明確になっていない場合、損害賠償請求の訴訟などのトラブルに発展するケースもあると示しています1。ここで語られているのは特別な案件だけの話ではなく、役割分担という基本的な取り決めそのものです。
口頭のやり取りの丁寧さよりも、文書に残った記載の丁寧さのほうが、後から条件を確かめるときの支えになります。次の項では、その文書のうち最初に登場する提案依頼書の位置づけを見ていきます。
文書が置き去りになりやすい場面
個別契約に進む案件ほどスケジュールが先に決まり、文書の確認は後追いになりがちです。受ける側から見ると、出された文書を細かく読み込む時間を取りにくい状況もあります。
役割分担の記載が薄いまま進むと、責任関係や作業分担が明確にならないままになります。IPAの講演資料は、その状態からトラブルに発展するケースを挙げています1。
次の項からは、個別契約の基礎になる文書を、登場する順番に沿って確認していきます。
図の作成：Remogu編集部。案件が進む段階と文書を確認するタイミングの関係を整理したもので、統計データではありません
2. 提案依頼書が基礎になるという位置づけ
提案依頼書の位置づけ
提案依頼書は案件の初期段階で目にする資料という印象を持たれやすく、読み終えたら次に進む通過点のような扱いを受けることもあります。
IPAの講演資料では、個別契約は発注する側から提示された提案依頼書を基礎として結ぶと示されています1。前段の説明資料ではなく、契約条件を形づくる出発点として位置づけられていることになります。
読み流す文書としてではなく契約条件の土台として確認しておくと、後の工程で条件を照らし合わせる手がかりになります。
発注する側が示す内容
提案依頼書には案件の背景や求める成果、進め方の希望など、発注する側の意図がまとまって記載されています。項目が多いと重要な記載を見極めにくい場合もあります。
個別契約の基礎になる文書である以上、そこに書かれた作業範囲や進め方の希望は後の取引条件と結びついていきます。気になった点は記憶に留めるだけでなく、確認のやり取りに残しておくことが手がかりになります。
提案依頼書の位置づけを踏まえたうえで、次はそれを受けて示す側の文書、提案書と見積書の役割を見ていきます。
3. 基礎になる提案書と見積書
受ける側が示す文書の役割
提案依頼書を受け取ったあと、受ける側がまとめる提案書は、案件を獲得するための資料という位置づけで捉えられがちです。
IPAの講演資料は、あわせて受注する側が提案した提案書と見積書も個別契約の基礎になると示しています1。獲得のための資料であることに変わりはありませんが、同時に契約条件の一部を形づくる文書でもあります。
提案書に書いた内容と実際の作業範囲がかけ離れていないかを見比べておくと、契約条件との整合を確かめる手がかりになります。
見積書に含まれる前提条件
見積書は金額の記載に目が向きやすい文書ですが、金額の根拠には作業範囲や前提となる条件が反映されています。
見積書が個別契約の基礎になるということは、金額の内訳や前提として書いた条件も契約の中身と結びつくことを意味します。金額の妥当性よりも、前提条件の一致のほうが、後の確認では手がかりになります。
提案書と見積書の役割を踏まえたところで、次はこれらと並ぶ参考情報として位置づけられている文書を確認します。
出典：IPA「システム開発の健全化に向けて（情報システム・モデル取引・契約書 講演資料）」（2025年4月）をもとに作成
基礎になる文書の一覧
提案依頼書、提案書、見積書、セキュリティ要求仕様書は、案件が進む段階も受け取る側と示す側の立場も異なる文書です。それでも個別契約の基礎になる点、または基礎になる文書に添える参考情報という点では共通しています。文書ごとの位置づけを一覧で見比べておくと、どの記載が契約条件と結びついているかを確かめる手がかりになります。
| 文書 | 個別契約との関わり | 出典 |
|---|---|---|
| 提案依頼書 | 発注する側から提示され、個別契約の基礎になります1 | IPA講演資料（2025年4月） |
| 提案書 | 受注する側が提案し、見積書とあわせて個別契約の基礎になります1 | 同上 |
| 見積書 | 提案書とあわせて個別契約の基礎になります1 | 同上 |
| セキュリティ要求仕様書 | 別紙に、作成のための参考情報が置かれています1 | 同上 |
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4. セキュリティ要求仕様書という参考情報
別紙に置かれている参考情報
契約に関わる文書というと提案依頼書や提案書、見積書のような主要な資料に意識が向きやすく、別紙の扱いは後回しになりがちです。
IPAの講演資料では、別紙にセキュリティ要求仕様書作成のための参考情報が置かれていると示されています1。主要な文書の付属物ではなく、作成の参考として用意された情報という位置づけです。
別紙まで含めて資料一式として捉えておくと、契約条件の全体像を確かめる手がかりになります。
参考情報の受け止め方
参考情報という言葉から、目を通さなくても支障がない資料だと受け止めてしまう場面もあります。
参考情報として置かれているという位置づけは必須の提出物ではないという意味であり、無関係な資料という意味ではありません。セキュリティに関わる作業範囲が案件に含まれる場合、参考情報の記載と実際の作業範囲を照らし合わせておくことが手がかりになります。
次の項では、これらの文書がどのように関連づけられているかを、資料全体の並びから確認します。
5. 関連する文書の並び
RFIとRFPの位置づけ
RFPという略称は目にする機会が増えた一方で、関連する文書がどのように並んでいるのかは見えにくいままになりがちです。
IPAの講演資料に示された関連ドキュメントモデルには、ＲＦＩとＲＦＰ、セキュリティ要求仕様書、提案書が挙げられています1。個別の文書として独立しているのではなく、ひとつながりのモデルとして整理されていることになります。
文書ごとの役割を単独で覚えるよりも、並びの中でどこに位置するかを押さえておいたほうが、資料全体の見通しを持つ手がかりになります。
文書のつながり
案件が進むにつれて資料の数が増えていくと、どの文書が今の段階で重要なのかを見失う場面もあります。
RFIから提案書まで並びの中で位置づけられているということは、前の段階の記載が後の文書にも引き継がれていく関係にあるということです。ある段階で示した内容と後の段階の文書の記載にずれがないかを見比べておくと、資料同士のつながりを確かめる手がかりになります。
文書の並びを踏まえたうえで、次はこれらを基礎にして結ばれる個別契約のタイミングを確認します。
関連ドキュメントモデルの一覧
関連ドキュメントモデルに挙げられている文書は、単独の資料としてではなく案件が進む順番に沿ったひとつながりの並びとして示されています。ＲＦＩから提案書まで、どの段階でどの文書が登場するのかを一覧にしておくと、今読んでいる資料が並びのどこに位置するのかを確かめる手がかりになります。
| 文書 | 関連ドキュメントモデルでの位置づけ |
|---|---|
| ＲＦＩ | 関連ドキュメントモデルに挙げられている文書のひとつです1 |
| ＲＦＰ（提案依頼書） | 同モデルに挙げられている文書のひとつです1 |
| セキュリティ要求仕様書 | 同モデルに挙げられている文書のひとつです1 |
| 提案書 | 同モデルに挙げられている文書のひとつです1 |
6. 着手前に結ぶ個別契約
着手前に条件を定める順番
案件のスケジュールが詰まっていると、作業を先に進めながら契約の手続きを後から追いかける流れになる場面もあります。
IPAの講演資料では、個別業務に着手する前に、提案依頼書および提案書、見積書を基礎として取引条件を定め、個別契約を締結すると示されています1。条件を定める作業は着手のあとに回すものではなく、着手の前に済ませておく手順として位置づけられています。
作業の開始を急ぐよりも条件を定める順番を守るほうが、あとから取引条件を確かめる場面での支えになります。
締結時期と口頭の合意
実際の案件では、口頭で作業内容の合意ができた時点で体感として契約が固まったように感じることもあります。
講演資料はあわせて、個別契約は個別業務に着手する前に締結すると示しています1。口頭の合意と契約の締結は別の手続きであり、着手前という順番が重ねて示されている点は、この資料が重視している内容です。
着手前に結ぶという順番を踏まえたうえで、次はその個別契約で実際に何が定められるのかを確認します。
明示された条件をもとに案件を選んでみる →
7. そこで決まる条件と、確かめる項目
個別契約で定める条件
個別契約という言葉から金額と納期だけを思い浮かべる場面もありますが、実際に定められる条件はそれだけではありません。
IPAの講演資料では、個別契約で定める取引条件として作業期間又は納期が挙げられています1。あわせて、甲・乙の役割分担も取引条件の一つとして挙げられています1。期間の条件と役割分担の条件は、どちらも同じ契約の中で確かめておく項目です。
期間の記載だけを確かめるよりも役割分担の記載まで合わせて確かめておくほうが、着手後の作業範囲のずれを見つける手がかりになります。
出典：IPA「システム開発の健全化に向けて（情報システム・モデル取引・契約書 講演資料）」（2025年4月）をもとに作成（作業期間又は納期1、甲・乙の役割分担1）
紛争予防の論点として挙げられていること
条件を定めたあとも、実際の作業では想定していなかった役割の分担が生じる場面があります。
講演資料は、ベンダのプロジェクトマネジメント義務およびユーザの協力義務について、モデル契約上の手当てによって紛争の予防に資することはできないかが論点として挙げられたと示しています1。個別契約の記載を確かめておくことは、この論点が扱おうとしている紛争の予防にも結びつく行為です。
文書の並びと契約の条件を踏まえると、参画を検討する案件では、明示された条件を確かめておくことが次の一歩を落ち着いて進める支えになります。
案件によって役割分担の記載やプロジェクトマネジメントの体制は異なります。Remoguが扱う案件は90%以上がフルリモート可能です。自分の経験に合う案件の条件を確かめてみることも、次の一歩になります。
出典：IPA「システム開発の健全化に向けて（情報システム・モデル取引・契約書 講演資料）」（2025年4月）をもとに作成。記載内容の一致は提案依頼書1と提案書・見積書1の記載を指し、個別契約の締結時期は着手前の締結1を指し、紛争予防の論点はモデル契約上の手当てに関する論点1を指します。
個別契約で定める条件の一覧
個別契約で定める条件と、講演資料が論点として挙げている内容は、着手前に確かめておきたい項目として並べて見られます。作業期間や役割分担といった条件と紛争の予防に関わる論点は、扱う対象は違いますが、どちらも個別契約の記載を確かめる際の手がかりになります。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 作業期間又は納期 | 個別契約で定める取引条件として挙げられています1 |
| 甲・乙の役割分担 | 同じく個別契約で定める取引条件として挙げられています1 |
| 紛争予防の論点 | ベンダのプロジェクトマネジメント義務およびユーザの協力義務について、モデル契約上の手当てによって紛争の予防に資することはできないかが論点として挙げられています1 |
8. よくある質問
個別契約で定める取引条件には何が挙げられていますか
IPAの講演資料では、作業期間又は納期1と、甲・乙の役割分担1が挙げられています。
個別契約はいつ結ぶものですか
個別業務に着手する前に締結するとされています1。
モデル契約では、紛争予防についてどのような論点が挙げられましたか
ベンダのプロジェクトマネジメント義務とユーザの協力義務について、紛争の予防に資することはできないかが論点として挙げられました1。
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※公開中の案件数は時期によって変わります。記事中の案件の傾向は執筆時点のものです。
出典・参考情報
＊1 IPA「システム開発の健全化に向けて（情報システム・モデル取引・契約書 講演資料）」起点の問題（2025年4月・2026年10月確認）